RACI-Matrix: Rollen klären und Zuordnungen prüfen

Marktdenker · Veröffentlicht am 13.10.2026

Eine RACI-Matrix hält fest, wer eine Aufgabe ausführt, wer ihr Ergebnis verantwortet, wer fachlichen Input gibt und wer informiert wird. Dazu ordnest du jeder Aufgabe die Rollen R, A, C und I zu. Die vier Begriffe stehen für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Eine institutionelle Beschreibung findest du im NOVA-RACI-Modell der britischen Regierung.

Für eine brauchbare Matrix brauchst du konkrete Aufgaben, tatsächlich besetzte Rollen und eine gemeinsam verstandene Legende. Anschließend prüfst du die Zuordnungen: zuerst für jede Aufgabe, danach für jede beteiligte Rolle. Unten findest du eine offene Beispielmatrix und einen Prüfweg, den du auf dein Projekt übertragen kannst.

Was R, A, C und I für eine Aufgabe bedeuten

Der Ausgangspunkt ist ein konkretes Ergebnis, etwa ein abgestimmter Textentwurf. Frage dafür getrennt nach Ausführung, Ergebnisverantwortung, fachlichem Beitrag und Information.

Diese Unterscheidung folgt dem NOVA-Rollenmodell. Für dein Projekt klärst du zusätzlich, welche konkreten Entscheidungen die jeweils eingesetzte Person treffen darf.

R und A können unterschiedliche Personen sein. Die Redaktion schreibt beispielsweise den Text, während die Kampagnenleitung das Ergebnis verantwortet. Übernimmt dieselbe Person beides, sollte die Legende diese Kombination verständlich zeigen.

C ist in der hier verwendeten Matrix fachliche Beteiligung. Daraus folgt keine zusätzliche Freigabe im Beispiel. Wenn eine Fachprüfung ein eigenes verbindliches Ergebnis liefern soll, benenne diese Prüfung und ihre Zuständigkeit ausdrücklich. I bedeutet dagegen, dass jemand ein Update benötigt. Ein Informationsverteiler beantwortet deshalb eine andere Frage als die Liste der Personen, deren Input du vor dem Abschluss einholen musst.

Vereinbare zuerst eine klare Legende

Die Quellen verwenden nicht in jedem Detail dieselben Regeln. NOVA sieht mindestens ein R und genau eine A-Partei je Aufgabe vor; mehrere R, C oder I sind möglich. Die nordirische Finanzverwaltung formuliert bei A dagegen mindestens eine Rolle. Lege deshalb fest, welche Konvention dein Team verwendet.

Für die Beispiele in diesem Artikel gilt: Jede Ergebniszeile hat mindestens ein R und genau ein A. Die Kombination R/A zeigt beide Aufgaben sichtbar. Ein Strich (–) bedeutet, dass die betreffende Rolle für dieses Ergebnis nicht beteiligt ist. Diese Legende ist die gewählte Arbeitskonvention unserer Beispiele.

Mehrere R können an einer Aufgabe arbeiten. Kläre dann ihre Teilaufträge: Schreibt eine Person den Haupttext und die andere die Produktbeschreibung? Oder bearbeiten beide denselben Entwurf? Bei getrennten Ergebnissen können zwei Zeilen verständlicher sein. Die Anzahl der Ausführenden ersetzt diese Abstimmung nicht.

Fülle freie Zellen nur, wenn eine Rolle tatsächlich gebraucht wird. Wer weder ausführt noch das Ergebnis verantwortet, Fachinput liefert oder eine Information benötigt, muss in dieser Zeile kein Kürzel bekommen.

So erstellst du eine Matrix für dein Projekt

Grenze den Arbeitsbereich ein. Beginne beispielsweise mit der Vorbereitung einer Landingpage. Ein Sammelbegriff wie „Marketing verbessern“ sagt noch nicht, welche Ergebnisse und Entscheidungen zugeordnet werden sollen. Notiere, woran die Beteiligten erkennen, dass der betrachtete Auftrag abgeschlossen ist.

Formuliere überprüfbare Ergebnisse als Zeilen. „Textentwurf erstellen“ und „Landingpage technisch vorbereiten“ sind unterschiedliche Aufträge. Wenn eine Zeile mehrere voneinander unabhängige Ergebnisse enthält, zerlege sie. So kannst du die Zuständigkeit jeweils für den tatsächlichen Auftrag besprechen.

Ergänze zum Ergebnis, was die Beteiligten dafür benötigen und woran sie es erkennen. Für den Textentwurf kann das ein bestimmtes Briefing mit Zielgruppe, Angebot und gewünschter Handlung sein. Für die technische Vorbereitung kann es eine abgestimmte Gestaltung sein. Halte solche Voraussetzungen beim Auftrag fest, damit das Kürzel R auf eine verständliche Aufgabe verweist.

Benenne die beteiligten Rollen und ihre Besetzung. Funktionen wie Redaktion oder Design können in der Kopfzeile stehen. Ergänze für das konkrete Projekt, welche Personen diese Funktionen übernehmen. In einem kleinen Team kann eine Person mehrere Funktionen erfüllen; das sollte aus der Besetzung hervorgehen. Besprich auch, wer bei Abwesenheit übernimmt.

Kläre Ausführung und Ergebnisverantwortung zuerst. Wer übernimmt den Auftrag, und wer kann die vereinbarte Ergebnisentscheidung treffen? Trage danach C und I mit einem konkreten Grund ein. „Muss technische Fragen beantworten“ ist ein anderer Grund als „muss den fertigen Text für den nächsten Arbeitsschritt erhalten“.

Gehe den Entwurf mit den Beteiligten durch. Frage, ob Aufgabe, Ergebnis, Zuständigkeit und Entscheidungsbefugnis zueinander passen. Eine offene Zuordnung bleibt als Klärungspunkt sichtbar. Setze nicht einfach ein A, weil in der Tabelle noch eines fehlt. Bei einer unklaren Entscheidung gehört die Abstimmung vor die endgültige Eintragung.

Beispiel: eine Marketing-Landingpage vorbereiten

Die folgende Matrix ist fiktiv. Sie zeigt eine mögliche Arbeitsvereinbarung für ein kleines Marketingprojekt und lässt sich als Texttabelle kopieren. Sie beschreibt keinen Kundenfall.

„Leitung“ steht hier für die Kampagnenleitung, „Web“ für die Webbetreuung. Für dieses Beispiel wird vereinbart, dass die Kampagnenleitung die Ergebnisentscheidungen übernimmt. Redaktion, Design und Webbetreuung bekommen unterschiedliche Ausführungsaufträge.

Legende: R = ausführen; A = Ergebnis verantworten; C = fachlichen Input geben; I = Information erhalten; R/A = Ausführung und Ergebnisverantwortung kombiniert; – = für dieses Ergebnis nicht beteiligt.

In der ersten Zeile übernimmt die Leitung beide Aufgaben. Redaktion und Design liefern Input für das Briefing, Web erhält die vereinbarte Information. In der zweiten Zeile erstellt die Redaktion den Textentwurf. Design ist dafür in diesem Beispiel nicht beteiligt; Web wird informiert, weil der Entwurf für die spätere technische Vorbereitung benötigt wird.

Bei der Seitengestaltung führt Design aus. Redaktion und Web sind C: Beide werden für fachliche Fragen einbezogen, bevor das Ergebnis fertig ist. Beim Veröffentlichungsstart handelt Web als R, während Redaktion und Design als I das Update erhalten. Ob diese Zuordnungen in deinem Projekt passen, musst du mit den dort Beteiligten klären.

Prüfe jede Zeile und danach jede Spalte

Die Zeilenprüfung betrachtet ein einzelnes Ergebnis. Ist die Ausführung sichtbar? Ist die Ergebnisverantwortung gemäß eurer Legende eindeutig? Haben C und I jeweils einen nachvollziehbaren Anlass? Geh dabei auch die kombinierten Felder durch: Ein R/A zählt in unserem Beispiel sowohl als R als auch als A.

Angenommen, die Zeile „Textentwurf erstellen“ sähe zunächst so aus: Leitung A, Redaktion R/A, Design – und Web I. Dann enthält sie zwei A. Das widerspricht unserer vereinbarten Ein-A-Konvention. Vor der Änderung muss geklärt werden, ob Leitung oder Redaktion die abschließende Ergebnisentscheidung übernimmt.

Im fiktiven Projekt vereinbaren beide, dass die Leitung diese Entscheidung trifft und die Redaktion den Entwurf erstellt. Deshalb wird das Feld der Redaktion zu R. Das Bild zeigt diese konkrete Klärung. In einem anderen Projekt könnte eine andere Vereinbarung sinnvoll sein.

Die Spaltenprüfung betrachtet alle Aufträge einer Rolle. In unserer Beispielmatrix hat die Leitung für jedes Ergebnis ein A. Das ist Anlass für eine konkrete Frage: Kann sie die nötigen Entscheidungen zu den vorgesehenen Zeitpunkten treffen? Web führt zwei Ergebnisse aus; dafür müssen Aufwand und verfügbare Zeit besprochen werden.

Aus der Anzahl der R-Einträge allein lässt sich hier keine Kapazität berechnen. Eine kleine Textänderung und der technische Aufbau einer Seite können unterschiedlichen Aufwand bedeuten. Ergänze deshalb Informationen zu Aufgabenumfang, Terminen und verfügbarer Zeit, wenn du Arbeitslast beurteilen willst. Die RACI-Spalte macht die Aufträge sichtbar; die nötigen Stunden liefert sie nicht.

Mache aus der Tabelle eine Arbeitsvereinbarung

Besprich die konkrete Übernahme der Aufgaben. Die DRK-Arbeitshilfe zu Projektverantwortlichkeiten empfiehlt, Personen oder Gremien ihre R-/A-Aufgaben klar zu kommunizieren. Ihre Vorlage enthält Aufgabenfelder und ein Unterschriftsfeld zur Bestätigung. Für unser Arbeitsbeispiel kannst du die gemeinsam geklärte Zuordnung auch in eurem Projektprotokoll festhalten.

Vereinbare, wer die Matrix pflegt und wo die aktuelle Version liegt. Überarbeite sie bei veränderten Aufgaben, Rollenbesetzungen, Entscheidungsbefugnissen oder Abhängigkeiten. Informiere die betroffenen Personen über die geänderten Aufträge. Lege dabei eine Vertretung fest, die den konkreten Auftrag und die dafür vereinbarte Befugnis kennt.

Für I genügt das Kürzel als Informationsabsprache noch nicht. Notiere etwa: „Web erhält den akzeptierten Textentwurf mit Link im Projektkanal.“ Für C kannst du festhalten, welche Frage zu welchem Zeitpunkt beantwortet werden soll. So weiß die Fachperson, welchen Beitrag du vor dem Abschluss benötigst.

Wenn Prüfung und Abnahme getrennte Aufgaben sind, bilde sie ausdrücklich ab. Die nordirische Finanzverwaltung beschreibt dafür auch RACI-VS mit Verifikation und Sign-off. Entscheide für dein Projekt, welche getrennten Ergebnisse und Zuständigkeiten nötig sind, und erkläre zusätzliche Kürzel in der Legende. Für die einfache Landingpage-Matrix oben bleiben wir bei R, A, C und I.

Beginne mit einem Ergebnis, das gerade ungeklärt ist

Eine Matrix ist eine mögliche Form, Zuständigkeiten festzuhalten. Für eine einzelne überschaubare Aufgabe kann auch eine konkrete gemeinsame Absprache genügen: Wer übernimmt sie, wer entscheidet über das Ergebnis, wessen Input wird gebraucht und wer erhält ein Update?

Wähle für deinen ersten Entwurf ein Ergebnis, bei dem diese Fragen gerade offen sind. Benenne die Beteiligten, vereinbare die Legende und prüfe eine Zeile gemeinsam. Erweitere die Matrix anschließend um die weiteren Ergebnisse, die ihr tatsächlich abstimmen müsst.

Die übergeordnete Orientierung zu Arbeitsorganisation findest du im Bereich Business und Organisation. Die übrigen Bereiche von Marktdenker verbinden Business, Marketing und KI für deine nächsten Themenfragen.